Madagascar

Assistant Administratif et Logistique Madagascar

Date de début

Début juillet au plus tôt

Société

Fondation Mérieux

Type de contrat

CDD de 1 an renouvelable

Lieu de travail

Antananarivo (Madagascar)

Date de clôture

15 / 06 / 2021

Contexte de la fonction

Créée en 1967, la Fondation Mérieux est une fondation familiale indépendante, présidée par Alain Mérieux et reconnue d’utilité publique. Sa mission est de contribuer à la santé mondiale par le renforcement des capacités locales des pays en développement pour réduire l’impact des maladies infectieuses qui affectent les populations vulnérables, en particulier la mère et l’enfant.

Missions principales

L’assistant Administratif et Logistique assure et exécute les tâches suivantes, en appui au Gestionnaire Administratif et financier :

  • S’occuper de la logistique de la Fondation Mérieux : organisation des missions, formations, évènements, organisation des déplacements des collaborateurs (billets d’avions, hôtels, avances de fonds, etc.)
  • Se charger des tâches administratives : dédouanement, demande de visas, demande d’autorisation d’emploi bénévoles étrangers, …
  • Assurer les achats en accord avec la procédure de la Fondation Mérieux, et gérer les relations fournisseurs
  • Être garant du bon respect des Procédures d’appels d’offres pour les contrats d’équipements et de travaux et suivant les procédures de marchés
  • Veiller au Bon fonctionnement du parc de véhicule (entretien, maintenance et assurance)
  • S’assurer du suivi des Contrats liés à la bonne gestion du bureau (location, service de ménage, internet, …) et des projets
  • S’occuper de l’accueil des visiteurs, fournisseurs et les diriger vers les personnes appropriées
  • S’occuper de la correspondance : Répondre aux appels téléphoniques, prendre des messages, Triage, distribution, enregistrement du courrier
  • Tenir l’agenda et organiser les réunions dans les locaux de la Fondation Mérieux, prendre les rendez-vous des collaborateurs et leur envoyer des rappels
  • Gérer des fournitures de bureau : Vérification de l’état des stocks, évaluation des besoins en approvisionnement et définition des commandes à passer,
  • Mettre en place un système d’archivage : classement efficace, archivage et  stockage
  • Appuyer l’équipe dans la réception et expédition des colis : conditionnement et livraison pour les projets et le bureau
  • Faire un suivi des matériels et équipement de la Fondation Mérieux : fiche de suivi, des achats, du rangement, de l’étiquetage et inventaire

Missions spécifiques

  • Gestion de la photothèque de la Fondation Mérieux : classifier les photos par projet, les ranger et facilité l’accès,
  • Dynamisation du plan de Communication de la Fondation Mérieux Madagascar, en lien avec le siège
  • Partage au siège, en temps réels, les photos des évènements organisés par la Fondation Madagascar,
  • Participation à la rédaction et la conception des supports de communications de la Fondation Mérieux Madagascar

Profil

  • Diplôme universitaire de bacc + 3 soit en communication soit en gestion  soit en Logistique soit en administration de l’entreprise
  • Minimum d’expérience dans un poste similaire
  • Capacité rédactionnelle *
  • Le graphisme est un atout
  • Minimum d’expérience dans la gestion des achats et commandes
  • Bien organisé et dynamique
  • Capacité relationnelle avec tout type de collaborateur,
  • Langues : Malagasy, Français, Anglais
  • Informatique : microsoft office/ publisher, photoshop et illustrator sont des atouts

Qualifications

  • Avoir un Engagement personnel, une capacité d’adaptation et une bonne motivation,
  • Avoir une forte capacité à travailler seul et harmonieusement, avec un groupe et dans un environnement multiculturel;
  • Avoir de Bonnes capacités d’expression orale et écrite, de communication et de négociation ;
  • Être efficace et rigoureux
  • Avoir des initiatives, un sens de la responsabilité, et un intérêt pour les projets humanitaires.
  • Savoir gérer les priorités,
  • Avoir une bonne Capacité d’organisation et de réalisation des synthèses
  • Avoir une bonne capacité de gestion de stress

Les candidats intéressés doivent envoyer leur dossier comprenant CV avec photo récente et une lettre de motivation avec prétention salariale, un copie du dernier diplôme convenant au poste et CIN adressé à Madame le Responsable Madagascar de la Fondation Mérieux à contact.madagascar@fondation-merieux.org ou à déposer au lot Près II U 57 BR Ampahibe, derrière le cercle Mess Betongolo avant le 15 juin 2021 avec l’intitulé du poste comme objet du mail.

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